Belangrijkste elementen van een vergaderruimte anno 2022

Belangrijkste elementen van een vergaderruimte anno 2022

Kies de locatie zorgvuldig

Zijn er op je kantoor voldoende privé ruimtes waar kleine groepjes werknemers zich kunnen terugtrekken als de inspiratie toeslaat? En zijn deze privé ruimtes verspreid over het hele kantoor, op verschillende verdiepingen of in verschillende gebouwen, indien van toepassing?

Je kunt nog zo mooi ingerichte vergaderzalen hebben, maar als ze niet direct beschikbaar zijn voor werknemers, waar ze ook zijn, dan zullen die brainstormsessies gewoon niet plaatsvinden. Het huren van een vergaderruimte op een externe locatie kan erg interessant zijn, als een bedrijf geen voldoende werkplekken heeft. Een kantoor huren Amsterdam of een vergaderruimte Amsterdam centrum zou dan een optie zijn. Een stijlvolle vergaderruimte van EBC biedt oplossingen als je op zoek bent naar stijlvolle kantoorruimtes met alle luxe voorzien. Een Franse binnentuin, high-tech conference rooms en ook nog in het hartje van Amsterdam.

Zorg voor de juiste technologie

De juiste technologie is van cruciaal belang om de juiste werkplek ervaring te bieden in dit nieuwe tijdperk van hybride en op afstand werken. Het inwerken van externe medewerkers moet naadloos verlopen. Dit kan alleen worden bereikt wanneer facility managers (FM’s) samenwerken met IT om ervoor te zorgen dat het kantoor is uitgerust met het volgende:

• Telefoons,

• Video conferencing mogelijkheden, die we hieronder verder zullen uitwerken,

• TV-scherm(en),

• Een interactief whiteboard,

• Een sterke internetverbinding,

• Goed kabelbeheer,

• Een visueel telefoonboek, zodat mensen makkelijk de mensen en middelen kunnen vinden die ze nodig hebben voor hun vergaderingen,

• Bewegwijzering van vergaderruimten, zodat mensen gemakkelijk kunnen zien welke vergaderruimten beschikbaar zijn en welke in gebruik zijn,

• Bewegwijzering, wat vooral belangrijk kan zijn wanneer bezoekers vergaderingen bijwonen,

• Tools voor online meetings, zoals Slack en Microsoft Teams.

Belangrijk is dat voor hybride vergaderingen deze tools, inclusief een goede wifi-verbinding, beschikbaar moeten zijn voor alle werknemers, ongeacht waar ze zich bevinden. Gemiddeld kan 15% van de vergadertijd verloren gaan, grotendeels als gevolg van slechte apparatuur. Bedrijven moeten er dus voor zorgen dat alle werknemers, ook degenen die op afstand werken, gelijke toegang hebben tot goede hardware en software. En dat ze ook weten hoe ze die moeten gebruiken. 

Maak ruimtes gemakkelijk in te boeken

Met de juiste locatie en technologie kom je een heel eind. Zonder een goed systeem om ruimtes te reserveren, zullen zelfs de meest goed uitgeruste vergaderruimtes leeg blijven staan. 

Als medewerkers niet gemakkelijk de ruimtes kunnen boeken die ze nodig hebben, dan is het logisch dat het voor hen veel moeilijker wordt om samen te werken. Het moet ongelooflijk gemakkelijk zijn om zowel een ruimte voor de toekomst te boeken, als om er nu een te vinden, in real time, ook. 

Nextgen software voor vergaderruimtes

Dit kan het beste worden bereikt met software voor het boeken van vergaderruimtes. Het moet real-time beschikbaarheid bieden, geavanceerde zoekopties, en, het belangrijkste, de mogelijkheid om een ruimte te vinden en te boeken in een paar seconden. Nog beter is het wanneer de software ook gegevens verzamelt over het gebruik van de ruimte, die kunnen worden gebruikt om in de toekomst betere beslissingen te nemen over de indeling en het ontwerp van het kantoor.  

Vooral wanneer deze software goed is geïntegreerd en beschikbaar is via de mobiele app, is dit type software voor het plannen van vergaderingen de drijvende kracht achter een echt synergetische werkplek.